Mit dem Firmenwagen am Wochenende einkaufen, in den Urlaub fahren oder den Partner ans Steuer lassen: Welche Nutzung erlaubt ist, sollte vor der Fahrt geklärt sein.
Als Arbeitgeber entscheidest du, wie eure Firmenfahrzeuge genutzt werden dürfen. Die Kfz- oder Flottenversicherung sollte diese Nutzung berücksichtigen. Für Mitarbeiter ist wichtig, die vereinbarten Regeln zu kennen und einzuhalten.
Dieser Ratgeber erklärt, worauf beide Seiten achten sollten. Cherry Pick unterstützt Arbeitgeber und Fuhrparkverantwortliche dabei, ein passendes Versicherungskonzept für ihre Firmenfahrzeuge zu finden.
Darf ein Firmenwagen privat genutzt werden?
Ein Firmenwagen darf nicht automatisch auch privat genutzt werden. Entscheidend ist, was zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter vereinbart wurde, beispielsweise im Arbeitsvertrag oder in einer gesonderten Dienstwagenvereinbarung.
Als Arbeitgeber solltest du möglichst konkret festlegen:
- Sind Privatfahrten erlaubt?
- Darf das Fahrzeug für Urlaubsreisen genutzt werden?
- Dürfen weitere Personen fahren?
- Gibt es Einschränkungen für Auslandsfahrten?
- Welche Kosten übernimmt das Unternehmen, etwa für Kraftstoff oder das Laden eines Elektroautos?
Für Mitarbeiter gilt: Wenn die Vereinbarung eine Frage offenlässt, sollte sie vor der Fahrt mit dem Arbeitgeber geklärt werden.
Die erlaubte Nutzung und die Angaben im Versicherungsvertrag müssen zusammenpassen. Deshalb empfehlen wir, Änderungen der Nutzungsregeln auch mit Blick auf die Versicherung zu prüfen.
Dürfen Partner oder Kinder den Firmenwagen fahren?
Die Erlaubnis zur privaten Nutzung bedeutet nicht automatisch, dass auch Familienangehörige fahren dürfen.
Hier sind zwei Fragen zu klären: Erlaubt der Arbeitgeber die Weitergabe des Fahrzeugs? Und berücksichtigt der Versicherungsvertrag diese Fahrer?
Je nach Tarif können beispielsweise Altersgrenzen oder Einschränkungen beim Fahrerkreis vereinbart sein. Andere Flottenkonzepte sehen einen offenen Fahrerkreis vor.
Ein Beispiel: Ein Arbeitgeber erlaubt ausdrücklich, dass der Partner eines Mitarbeiters fährt. Enthält der Versicherungsvertrag jedoch eine Altersgrenze, muss geprüft werden, ob der Partner diese erfüllt.
Auch bei einem offenen Fahrerkreis entscheidet weiterhin der Arbeitgeber, wer das Firmenfahrzeug nutzen darf. Jeder Fahrer benötigt außerdem eine gültige Fahrerlaubnis für die entsprechende Fahrzeugklasse.
Wie beeinflusst die private Nutzung den Versicherungsbeitrag?
Als Arbeitgeber kannst du die Nutzung eurer Firmenfahrzeuge unterschiedlich gestalten. Vielleicht möchtest du ausschließlich deinen Mitarbeitern Privatfahrten erlauben. Vielleicht sollen auch deren Partner oder andere Familienangehörige fahren dürfen.
Je nach Versicherer und Tarif können der Fahrerkreis, das Alter der Fahrer und die jährliche Fahrleistung den Beitrag beeinflussen. Einschränkungen können preisliche Vorteile bieten, müssen aber zum tatsächlichen Alltag im Unternehmen passen.
Es gibt auch Flottenkonzepte ohne Einschränkungen beim Fahrerkreis oder bei der Kilometerleistung. Ein solches Konzept kann sinnvoll sein, wenn du die Nutzung flexibel regeln möchtest. Ein offener Fahrerkreis ist deshalb nicht automatisch die teurere Lösung. Entscheidend sind die konkreten Angebote für euren Fuhrpark.
Wir besprechen mit dir, welche Nutzung du erlauben möchtest, und vergleichen die dafür geeigneten Versicherungskonzepte.
Unser Praxistipp: Führerscheine alle drei Monate kontrollieren
Aus unserer Erfahrung empfehlen wir Arbeitgebern, die Fahrerlaubnis ihrer Mitarbeiter vor der ersten Fahrzeugüberlassung und anschließend alle drei Monate zu überprüfen.
Dabei sollte kontrolliert werden, ob weiterhin eine gültige Fahrerlaubnis für das betreffende Fahrzeug vorliegt. Eine einmal abgegebene Führerscheinkopie ersetzt diese laufende Kontrolle nicht.
Für die Prüfung kommen beispielsweise die Einsicht in den Originalführerschein oder ein geeignetes elektronisches Kontrollverfahren infrage. Dokumentiere, wann die Kontrolle stattgefunden hat und wer sie durchgeführt hat.
Die Kontrolle alle drei Monate ist unsere Empfehlung aus der Praxis und kein pauschal gesetzlich vorgeschriebener Turnus. Bei konkreten Zweifeln an der Fahrerlaubnis sollte unmittelbar geprüft werden. Als Fahrzeughalter darfst du das Fahren ohne die erforderliche Fahrerlaubnis nicht anordnen oder zulassen.
Für Mitarbeiter sollte klar geregelt sein: Ein Führerscheinentzug oder ein Fahrverbot muss dem Arbeitgeber unverzüglich mitgeteilt werden. Währenddessen darf das Fahrzeug nicht gefahren werden.
Wenn weitere Personen die Firmenfahrzeuge nutzen dürfen, sollte auch für diese Fahrer ein geeignetes Kontrollverfahren festgelegt werden.
Was passiert, wenn jemand außerhalb des vereinbarten Fahrerkreises fährt?
Eine Fahrt außerhalb des vereinbarten Fahrerkreises bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Versicherungsleistungen entfallen.
Die Folgen hängen vom Vertrag und den Umständen ab. Möglich sind beispielsweise eine Beitragsnachberechnung oder eine vertraglich vereinbarte Vertragsstrafe. Bei Pflichtverletzungen können unter bestimmten Voraussetzungen auch Leistungskürzungen oder Rückforderungen hinzukommen.
Deshalb sollte der Fahrerkreis vor der Fahrzeugüberlassung geklärt werden. Soll künftig eine zusätzliche Person fahren, prüfen wir, ob eine Anpassung notwendig ist.
Darf der Firmenwagen mit in den Urlaub?
Ob Urlaubsfahrten erlaubt sind, richtet sich zunächst nach der Vereinbarung mit dem Arbeitgeber. Für Auslandsreisen sollte zusätzlich geprüft werden, ob der Versicherungsschutz für die gesamte Strecke ausreicht.
Vor der Abfahrt empfehlen wir, diese Punkte zu klären:
- Hat der Arbeitgeber die Reise und gegebenenfalls weitere Fahrer erlaubt?
- Besteht Versicherungsschutz im Reiseland und in den Transitländern?
- Gibt es Vorgaben aus einem Leasingvertrag?
- Welche Fahrzeug- und Versicherungsunterlagen werden benötigt?
- Welche Hilfe ist bei einer Panne oder einem Unfall vereinbart?
Eine Freigabe des Arbeitgebers ersetzt die Prüfung des Versicherungsschutzes nicht. Umgekehrt ist ein versichertes Reiseland noch keine Erlaubnis, den Firmenwagen dorthin mitzunehmen.
Was gilt bei einem Unfall während einer Privatfahrt?
Bei einem Unfall sind Schäden an anderen Personen oder deren Eigentum und Schäden am Firmenwagen getrennt zu betrachten.
Die Kfz-Haftpflichtversicherung übernimmt berechtigte Schadenersatzansprüche Dritter im vereinbarten Umfang. Schäden am eigenen Firmenwagen können über die Kaskoversicherung abgesichert sein. Für selbst verursachte Unfallschäden am Fahrzeug ist grundsätzlich die Vollkaskoversicherung relevant. Maßgeblich sind die vereinbarten Bedingungen und Selbstbeteiligungen.
Mitarbeiter sollten den Arbeitgeber auch bei einem Unfall auf einer Privatfahrt unverzüglich informieren und den vereinbarten Ablauf zur Schadenmeldung einhalten.
Wer trägt die Selbstbeteiligung?
Eine Selbstbeteiligung im Versicherungsvertrag beantwortet noch nicht, wer diese Kosten im Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter tragen muss.
Das hängt unter anderem von den Umständen des Schadens und den rechtlich wirksamen Vereinbarungen ab. Die Selbstbeteiligung sollte deshalb nicht ohne weitere Prüfung pauschal dem Mitarbeiter auferlegt werden.
Wir empfehlen Arbeitgebern, die Regelungen zur Kostenbeteiligung rechtlich prüfen zu lassen. Cherry Pick unterstützt beim Versicherungsschutz und bei der Schadenabwicklung. Die arbeitsrechtliche Gestaltung einer Dienstwagenvereinbarung gehört in die Hände einer entsprechend qualifizierten Rechtsberatung.
Was sollte ein Arbeitgeber schriftlich regeln?
Eine verständliche Dienstwagenvereinbarung hilft Arbeitgebern und Mitarbeitern, die erlaubte Nutzung im Alltag einzuordnen.
Aus unserer Sicht sollten insbesondere folgende Punkte geregelt sein:
- Umfang der privaten Nutzung
- Erlaubte zusätzliche Fahrer
- Urlaubsreisen und Auslandsfahrten
- Führerscheinkontrollen und die Meldung von Fahrverboten
- Übernahme von Kraftstoff- und Ladekosten
- Ansprechpartner und Ablauf bei einem Schaden
- Rechtlich geprüfte Regelungen zur Kostenbeteiligung
- Rückgabe des Fahrzeugs
Diese Vereinbarung sollte mit dem Versicherungsvertrag abgestimmt werden. Wenn du eure Nutzungsregeln änderst, beziehen wir die möglichen Auswirkungen auf den Versicherungsschutz und den Beitrag mit ein.
Steuerliche Fragen zur privaten Firmenwagennutzung solltest du gesondert mit deiner Steuerberatung klären.
So unterstützt Cherry Pick Arbeitgeber und Fuhrparkverantwortliche
Du möchtest Privatfahrten erlauben, Familienangehörige einbeziehen oder die Nutzung auf deine Mitarbeiter begrenzen? Wir besprechen mit dir, wie ihr eure Firmenfahrzeuge einsetzen möchtet, und prüfen die dazu passenden Versicherungskonzepte.
Dabei betrachten wir den gewünschten Fahrerkreis, die Fahrleistung, Auslandsfahrten, den Versicherungsschutz und die Selbstbeteiligungen. Bestehende Dienstwagenregelungen beziehen wir in den Abgleich mit den Versicherungsbedingungen ein.
Wir bieten unterschiedliche Konzepte an, passend zu den Wünschen des Arbeitgebers und zum jeweiligen Fuhrpark. Bei bestehenden Verträgen prüfen wir, ob die tatsächliche Nutzung berücksichtigt ist und welche Anpassungen möglich sind.
Für eine erste Einschätzung benötigen wir:
- Die Anzahl eurer Fahrzeuge
- Die vorhandenen Versicherungsunterlagen und Flottenvereinbarungen
- Angaben dazu, wer die Fahrzeuge wie nutzen soll
- Relevante Auszüge aus eurer Dienstwagenregelung, sofern vorhanden
Cherry Pick berät Unternehmen aus Wildpoldsried im Allgäu.
Eine ausschließliche Betreuung eurer gewerblichen Kfz-Versicherungen bieten wir ab einem Jahresnettobeitrag von 15.000 Euro für den gesamten Fuhrpark an. Gemeint ist der Gesamtbeitrag ohne Versicherungssteuer. Darunter setzen wir ein Vollmandat für eure betrieblichen Versicherungen voraus.
Wenn du einen Versichererwechsel erwägst, findest du die nächsten Schritte im Ratgeber Flottenversicherung wechseln. Weitere Informationen bieten unsere Ratgeber zur Schadenquote, zu Stückpreis und Fuhrparkeinstufung sowie zu Flottenkonzepten für IT-Unternehmen und Ingenieurbüros.
Häufige Fragen zur privaten Firmenwagennutzung
Sind Familienangehörige automatisch mitversichert?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend sind die Vereinbarungen zum Fahrerkreis im jeweiligen Versicherungsvertrag. Zusätzlich muss der Arbeitgeber die Nutzung erlauben.
Können wir die Nutzung auf unsere Mitarbeiter beschränken?
Ja, als Arbeitgeber kannst du entsprechende Nutzungsregeln festlegen. Ob sich daraus ein Beitragsvorteil ergibt, hängt vom Versicherer und Tarif ab. Wir prüfen die passenden Möglichkeiten.
Müssen in einer Flottenversicherung alle Fahrer einzeln angegeben werden?
Das hängt vom Konzept ab. Es gibt Flottentarife mit offenem Fahrerkreis, bei denen keine namentliche Angabe aller Fahrer erforderlich ist. Ob das für euren Vertrag gilt, prüfen wir anhand der Unterlagen.
Können wir Privatfahrten erlauben und Urlaubsfahrten trotzdem einschränken?
Du kannst unterschiedliche Nutzungsregeln vorsehen. Diese sollten verständlich vereinbart und bei Bedarf rechtlich geprüft werden. Wir gleichen die gewünschte Nutzung mit dem Versicherungsschutz ab.
Wie häufig empfiehlt Cherry Pick eine Führerscheinkontrolle?
Wir empfehlen aus unserer Erfahrung eine Kontrolle vor der ersten Fahrzeugüberlassung und anschließend alle drei Monate. Bei konkreten Zweifeln an der Fahrerlaubnis sollte sofort geprüft werden.
Passt eure Firmenwagenversicherung zu euren Nutzungsregeln?
Du möchtest Mitarbeitern Privatfahrten erlauben oder eure bisherigen Regelungen überprüfen?
Nenne uns die Anzahl eurer Fahrzeuge und die gewünschte Nutzung. Wir besprechen mit dir, welche Versicherungskonzepte für euren Fuhrpark infrage kommen.
